“Η τελειότητα επιτυγχάνεται, όχι όταν δεν υπάρχει τίποτα πια να προσθέσεις, αλλά όταν δεν υπάρχει τίποτα πια να αφαιρέσεις,” έγραψε ο Γάλλος συγγραφέας Αντουάν ντε Σεντ-Εξιπερί. Αν και μιλούσε για την κομψότητα στον σχεδιασμό, η αρχή αυτή μπορεί να εφαρμοστεί αποτελεσματικά και για μια παραγωγική ημέρα. Αντί να προσπαθείτε να “χωρέσετε” όσα περισσότερα μπορείτε, ίσως είναι καλύτερο να αναρωτηθείτε πόσα πραγματικά χρειάζεται να κάνετε και να επικεντρωθείτε στην εκτέλεσή τους άριστα.
Η λίστα υποχρεώσεων αποτελεί το ιδανικό σημείο εκκίνησης. Για όσους αισθάνονται συνεχώς υπερφορτωμένοι, η διαδικασία της χειρόγραφης καταγραφής όλων όσων γνωρίζετε ότι πρέπει να κάνετε μπορεί να φαντάζει χάσιμο χρόνου, όμως αξίζει πάντα την προσπάθεια. “Δεν μπορείς να θέσεις προτεραιότητες στις εργασίες σου αν αισθάνεσαι καταβεβλημένος,” εξηγεί ο Graham Allcott, συγγραφέας του “How to Be a Productivity Ninja”. “Ωστόσο, μπορείς να είσαι υπερφορτωμένος και παρόλα αυτά να μην αισθάνεσαι άγχος. Το κλειδί είναι να βγάλετε όλα τα πράγματα που πρέπει να διαχειριστείτε από το μυαλό σας, ώστε να μπορέσετε να τα κατανοήσετε. Πάρτε ένα κομμάτι χαρτί και γράψτε όλα όσα πρέπει να προχωρήσετε, όλα όσα νιώθετε ημιτελή, οτιδήποτε σας απασχολεί και δεν έχει ολοκληρωθεί. Θα χρειαστεί περισσότερο χρόνο από ό,τι νομίζετε, αλλά η ίδια η πράξη της αποσυμπίεσης του μυαλού σας θα σας προσφέρει σαφήνεια, προοπτική και αίσθηση ελέγχου.”
Για να χτίσετε ορμή, η προσέγγιση μπορεί να είναι διττή. Ενώ ορισμένοι ειδικοί στην παραγωγικότητα προτείνουν να αντιμετωπίζετε πρώτα την πιο δύσκολη εργασία, άλλοι υποστηρίζουν την οικοδόμηση δυναμικής ολοκληρώνοντας εύκολες νίκες. Η ιδανική μέθοδος είναι ένας συνδυασμός: διατρέξτε τη λίστα σας και ξεμπερδέψτε οτιδήποτε μπορείτε να ολοκληρώσετε σε λιγότερο από τρία λεπτά – από το να κλείσετε ραντεβού στον οδοντίατρο μέχρι να γράψετε σύντομα σημειώματα σε φίλους ή συγγενείς. Έπειτα, εκμεταλλευτείτε την “ντοπαμίνη” της επιτυχίας για να προσεγγίσετε τις πιο απαιτητικές εργασίες.
“Οι περισσότεροι άνθρωποι πιστεύουν ότι είναι κουρασμένοι από την υπερβολική εργασία,” λέει ο Scott Clary, οικοδεσπότης του podcast “Success Story”. “Δεν είναι – είναι κουρασμένοι από την ψυχική ακαταστασία. Το ανεπίλυτο μήνυμα, η συγγνώμη που αποφεύγουν, η απόφαση που αναβάλλουν. Αυτά τρέχουν στο παρασκήνιο του μυαλού σας όλη μέρα σαν 20 καρτέλες στο πρόγραμμα περιήγησης, εξαντλώντας την ενέργειά σας. Κλείστε αυτούς τους κύκλους από νωρίς, και η ενέργεια θα επιστρέψει αμέσως. Η πραγματική εργασία για το κλείσιμό τους είναι σχεδόν πάντα λιγότερο εξαντλητική από το να τις κουβαλάτε συνεχώς.” Έρευνες το επιβεβαιώνουν: σε μια δημοσίευση του 2011 με τίτλο “Consider it done!”, οι ψυχολόγοι EJ Masicampo και Roy F Baumeister διαπίστωσαν ότι, παρόλο που οι μη εκπληρωμένοι στόχοι μπορούν να προκαλέσουν γνωστική κόπωση, η λήψη αποφάσεων για την αντιμετώπισή τους μετριάζει το αποτέλεσμα – εφόσον τελικά πραγματοποιηθούν. Έτσι, πολλοί έχουν γράψει ολόκληρα βιβλία για τον σχεδιασμό, τα οποία συνήθως συνοψίζονται στην κατάτμηση των εργασιών: εάν υπάρχει μια μεγάλη, τρομακτική εργασία που αναβάλλετε, σπάστε την σε μικρότερα βήματα μέχρι να φτάσετε σε ένα “πρώτο βήμα” που μπορείτε να κάνετε άμεσα.
Σε αυτό το σημείο, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε την εργάσιμη ημέρα, αλλά προσπαθήστε να θυμάστε ότι δεν είναι όλες οι ώρες ίδιες. “Ο καθένας μας έχει μια πολύ περιορισμένη ποσότητα αυτό που ονομάζω ‘προληπτική προσοχή’ – τις δύο έως τρεις ώρες την ημέρα που αισθανόμαστε πιο ζωντανοί και ικανοί να προωθήσουμε τα πράγματα,” λέει ο Allcott. “Διαφέρει από άτομο σε άτομο, αλλά για τους περισσότερους είναι το πρωί, αφού πιούν τον καφέ τους και ξυπνήσουν λίγο. Το τι επιλέγουμε να εστιάσουμε την προσοχή μας κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών ορίζει την παραγωγικότητά μας.” Ένα βασικό στοιχείο, όπως αναφέρει, είναι η προστασία της προληπτικής μας προσοχής από περισπασμούς – “τα τηλέφωνά μας, τα email, οι συναντήσεις, οι άλλοι άνθρωποι. Βάλτε το τηλέφωνό σας σε σίγαση, απομακρυνθείτε από τα email και τα μηνύματα, και κλείστε όλα τα άλλα παράθυρα στον υπολογιστή σας. Συγκεντρωθείτε!”
Η αναβλητικότητα μπορεί να οφείλεται σε διάφορες αιτίες, αλλά συχνά είναι ένας τρόπος αντιμετώπισης αρνητικών συναισθημάτων που προκύπτουν όταν σκεφτόμαστε αυτές τις εργασίες, από την πλήξη και την απογοήτευση μέχρι το άγχος, την ανασφάλεια και την αμφιβολία. Το τέχνασμα εδώ είναι να αντιμετωπίσετε την φυσική τάση να αυτομαστιγώνεστε για την αναβλητικότητα και να μην είστε υπερβολικά αυστηροί με τον εαυτό σας: σε μια δημοσίευση του 2010, ερευνητές διαπίστωσαν ότι οι φοιτητές που κατάφεραν να συγχωρήσουν τον εαυτό τους για την αναβλητικότητα κατά τη διάρκεια της μελέτης για ένα πρώτο εξετάσεις, ανέβαλαν λιγότερο όταν μελετούσαν για τις επόμενες εξετάσεις. Κατέληξαν στο συμπέρασμα ότι η αυτο-συγχώρεση υποστήριξε την παραγωγικότητα, επιτρέποντας “στο άτομο να ξεπεράσει τη δυσπροσαρμοστική συμπεριφορά του και να επικεντρωθεί στην επερχόμενη εξέταση χωρίς το βάρος των προηγούμενων πράξεων”.
Ένας απλός τρόπος για να το επιτύχετε αυτό είναι να κάνετε νοερή πρόβα μιας κατάστασης αναβλητικότητας εκ των προτέρων. “Σκεφτείτε μια κατάσταση που βρίσκεστε τακτικά και τη συμπεριφορά που θα υιοθετήσετε όταν προκύψει – κάτι που δημιουργεί μια σύνδεση πριν καν ξεκινήσετε,” λέει ο καθηγητής Benjamin Gardner, ειδικός στην αλλαγή συμπεριφοράς στο Πανεπιστήμιο του Surrey. “Όσο πιο συγκεκριμένο, τόσο καλύτερα.” Μπορείτε να κάνετε αυτό που μερικές φορές ονομάζεται σχέδιο “αν-τότε”, όπως: “Αν βρεθώ να αναβάλλω, θα επιστρέψω απαλά στη δουλειά μου χωρίς καμία αυτο-επίκριση.”
Είναι προφανές ότι η αποχή από το X και το Instagram είναι καλή ιδέα για την παραγωγικότητά σας (και πιθανώς για την ψυχική σας υγεία), αλλά μην σταματήσετε εκεί. “Ο καθορισμός ορίων χρήσης στις εφαρμογές του τηλεφώνου ή του υπολογιστή σας είναι κάτι που αλλάζει τα δεδομένα, αλλά μην τα σκέφτεστε μόνο για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης,” λέει η προπονήτρια παραγωγικότητας Teresa Richards, η οποία πιστεύει στην “επίτευξη περισσότερων κάνοντας λιγότερα”. “Για την επιχείρησή μου, έχω ένα ημερήσιο όριο 20 λεπτών για τα email, το οποίο με αναγκάζει να είμαι προσεκτική με αυτά στα οποία απαντώ και με εμποδίζει να χάνω χρόνο διαβάζοντας κάθε ενημερωτικό δελτίο μάρκετινγκ που φτάνει στα χέρια μου. Το ίδιο ισχύει και για τις ειδήσεις – υπάρχει μια λεπτή γραμμή μεταξύ του να θάβετε το κεφάλι σας στην άμμο και να κατακλύζεστε από τις ανισότητες στον κόσμο. Σκεφτείτε να αφιερώνετε λίγο λιγότερο χρόνο διαβάζοντας ειδήσεις, και να χρησιμοποιείτε τα λίγα λεπτά που εξοικονομείτε για να κάνετε κάτι πιο θετικό.” Αν ψάχνετε έμπνευση, αναζητήστε ευκαιρίες “μικρο-εθελοντισμού” που σας ενδιαφέρουν: η εφαρμογή Be My Eyes, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να είστε σε ετοιμότητα για να παρέχετε περιγραφές και βοήθεια σε πραγματικό χρόνο σε άτομα με οπτικές αναπηρίες, ενώ το Macmillan Cancer Support αναζητά πάντα εθελοντές για να γράφουν χειρόγραφες ευχαριστήριες σημειώσεις.
Το πόσο συχνά πρέπει να κάνετε διαλείμματα εξαρτάται από τη φύση της εργασίας σας και τι λειτουργεί για εσάς. Πολλοί ακολουθούν τη δημοφιλή μέθοδο “Pomodoro” – χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή, ένα διαδικτυακό ρολόι ή ένα χρονόμετρο κουζίνας σε σχήμα ντομάτας για να δουλεύουν 25 λεπτά, να κάνουν ένα διάλειμμα πέντε λεπτών και να επαναλαμβάνουν μέχρι το μεσημέρι – και σίγουρα αξίζει να το δοκιμάσετε. Πρόσφατα, παρατηρείται μια τάση προς μεγαλύτερες περιόδους συγκέντρωσης: ο ειδικός στη διαχείριση χρόνου Nir Eyal αναφέρει καλά αποτελέσματα από “σπριντ” 45 λεπτών, ενώ ο συγγραφέας του “Slow Productivity” Cal Newport προτείνει ότι δεν μπορείτε πραγματικά να ολοκληρώσετε εργασίες χωρίς να αφιερώσετε τουλάχιστον 60 λεπτά. Ωστόσο, για αρχάριους βελτιστοποιητές παραγωγικότητας, ίσως αξίζει να πάρετε τα πράγματα προς την άλλη κατεύθυνση: το Progressive Pomodoro, μια ευέλικτη εναλλακτική λύση στην παραδοσιακή εκδοχή, ισχυρίζεται ότι ωθεί τους χρήστες σε μια κατάσταση “ροής” ξεκινώντας με μικρότερες περιόδους εργασίας και αυξάνοντας σταδιακά σε μεγαλύτερες. Για να το δοκιμάσετε, ξεκινήστε με μόλις πέντε λεπτά εργασίας: αφού τελειώσετε, κάντε ένα (πολύ) σύντομο διάλειμμα και αποφασίστε πόσο θα διαρκέσει η επόμενη “ενότητα”. Τελικά, η θεωρία λέει, θα είστε πλήρως βυθισμένοι σε βαθιά εργασία και (ελπίζουμε) θα απολαμβάνετε τουλάχιστον ένα μέρος της.
Τι κάνετε σε όλα αυτά τα διαλείμματα; Αυτό θα εξαρτηθεί εν μέρει από το αν βρίσκεστε στο γραφείο ή εργάζεστε από το σπίτι, αλλά σε κάθε περίπτωση, η κίνηση είναι αδιαπραγμάτευτη. Υπάρχει αυξανόμενος όγκος έρευνας που δείχνει ότι τα ενεργητικά διαλείμματα, ακόμα κι αν είναι απλώς λίγες διατάσεις ή μια βόλτα μέχρι τον βραστήρα, μπορούν να προσφέρουν μετρήσιμα οφέλη για τους εργαζόμενους γραφείου, ιδίως όσον αφορά την ευημερία και την υγεία, αλλά πιθανώς και την παραγωγικότητα. Μια πρόσφατη μελέτη που διεξήχθη σε 70 απομακρυσμένους διοικητικούς υπαλλήλους, για παράδειγμα, διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι που ενθαρρύνθηκαν να κάνουν ενεργά μικρο-διαλείμματα ανέφεραν μειώσεις στην υπνηλία μετά το μεσημεριανό, στο αντιλαμβανόμενο στρες και στη σωματική δυσφορία. Ένα ενεργητικό μικρο-διάλειμμα μπορεί απλώς να περιλαμβάνει την έγερση, την κίνηση λίγο και την επιστροφή στην καθιστή θέση με καλή στάση, ή την εκτέλεση μιας δραστηριότητας που αντισταθμίζει την εργασία σε μία μόνο θέση όλη μέρα. Η διάταση πόρτας είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα: λυγίστε τον έναν αγκώνα και τοποθετήστε τον πήχη κάθετα σε ένα πλαίσιο πόρτας, έτσι ώστε ο αγκώνας σας να είναι λίγο πάνω από τον ώμο σας, και μετά προχωρήστε μέχρι να νιώσετε τέντωμα στο στήθος και τον ώμο σας. Κρατήστε για τρεις βαθιές αναπνοές, και στη συνέχεια επαναλάβετε στην άλλη πλευρά (ή, αν βιάζεστε πολύ, κάντε και τα δύο ταυτόχρονα) για να αντισταθμίσετε τη στάση του σώματος που έχετε καλλιεργήσει με ώρες στο πληκτρολόγιο.
Το μεσημέρι, είναι χρήσιμο να βγείτε για μια βόλτα αν μπορείτε, και αν μπορείτε να περπατήσετε δίπλα σε δέντρα, ακόμα καλύτερα. Η ενασχόληση με τη φύση, και ειδικά σε δασικές περιοχές, φαίνεται να βελτιώνει τη διάθεση αυξάνοντας θετικά συναισθήματα όπως η ευτυχία και η αισιοδοξία, μειώνοντας την ενασχόληση με αρνητικές σκέψεις και παρέχοντας ένα “μαξιλάρι” από το καθημερινό άγχος. Μην αποθαρρύνεστε αν βρέχει – ποιος δεν βρίσκει την μυρωδιά του βρεγμένου χώματος παράξενα ανακουφιστική; Οι μύτες μας είναι εξαιρετικά ευαίσθητες στο γεωσμίνη, την ένωση που ευθύνεται για το άρωμα, πιθανώς επειδή βοήθησε τους προγόνους μας να βρουν νερό.
Όσο για τη μεσημεριανή “πτώση” ενέργειας; Το φαινόμενο αυτό μπορεί να επιδεινωθεί από παράγοντες όπως ο κακός ύπνος, η διατροφή, η αφυδάτωση και το άγχος. Ωστόσο, υπάρχουν αυξανόμενες ενδείξεις ότι πρόκειται για ένα αναπόφευκτο χαρακτηριστικό της ανθρώπινης ζωής, χάρη σε μια φυσική πτώση του κιρκάδιου ρυθμού του σώματός μας, με ορισμένους ερευνητές από το Πανεπιστήμιο Loughborough να υποδηλώνουν ότι έχει λιγότερη σχέση με ένα γεύμα πλούσιο σε υδατάνθρακες και περισσότερη με το γεγονός ότι έχουμε εξελιχθεί να περιμένουμε έναν υπνάκο κάθε 12 ώρες περίπου. Αν μπορείτε να το διαχειριστείτε με έναν απογευματινό ύπνο, υπέροχα: πέντε έως 15 λεπτά είναι η ιδανική διάρκεια για να αποκτήσετε γνωστικά οφέλη για λίγες ώρες, χωρίς να χρειάζεται να ξεπεράσετε την υπνηλία μετά τον ύπνο. Αν δεν μπορείτε να κοιμηθείτε στην αίθουσα συνεδριάσεων, μια σύντομη βόλτα και λίγο νερό είναι πιθανώς το επόμενο καλύτερο πράγμα. Και, φυσικά, αν έχετε τακτικά πτώση ενέργειας το απόγευμα, προσαρμόστε το πρόγραμμά σας – προγραμματίστε εργασίες χαμηλής προσπάθειας, όπως ραντεβού, απαντήσεις σε email και τιμολόγηση, για την περίοδο μετά τις 3 μ.μ., όταν η εκτέλεση οτιδήποτε άλλου μοιάζει με κολύμπι μέσα σε πηλό.
Όσον αφορά το τέλος της ημέρας – προσπαθήστε να αποχωρήσετε με θετικό πρόσημο, θέτοντας τις βάσεις για επιτυχία το επόμενο πρωί. “Ενθαρρύνω τους πελάτες μου να προγραμματίζουν τρία σημεία ελέγχου κάθε εβδομάδα,” λέει η Liz Hardwick, εκπαιδεύτρια παραγωγικότητας και ομιλήτρια. “Τη Δευτέρα προτείνω τον καθορισμό τριών σαφών στόχων για την εβδομάδα. Την Τετάρτη είναι ώρα για ανασκόπηση στα μέσα της εβδομάδας: τι λειτουργεί; Τι χρειάζεται ρύθμιση; Τι θα σας έκανε να νιώσετε καλά αν μπορούσατε να το ολοκληρώσετε μέχρι το τέλος της εβδομάδας; Και αν το αντέχετε, η τελευταία εργάσιμη ημέρα της εβδομάδας είναι ώρα για μια αναδρομή: τι είχε τον μεγαλύτερο αντίκτυπο; Σε τι πρέπει να επικεντρωθείτε την επόμενη εβδομάδα;” Αφιερώστε 30 δευτερόλεπτα για να απομακρύνετε τυχόν εμφανή ακαταστασία από το γραφείο σας – τουλάχιστον μία μελέτη υποδηλώνει ότι η ακαταστασία στο γραφείο σχετίζεται θετικά με τον κίνδυνο επαγγελματικής εξουθένωσης – κλείστε όλες τις καρτέλες σας και συγχαρείτε τον εαυτό σας για μια δουλειά καλά ολοκληρωμένη. Αύριο είναι μια άλλη μέρα.
